Poniedziałek, 8:15. Na liście zadań jest dwadzieścia trzy pozycje. Odpisanie na maile, poprawka w prezentacji, telefon do klienta, raport miesięczny, uporządkowanie folderów, przegląd ofert, spotkanie o 11:00. Odhaczasz po kolei te najprostsze i o 17:00 masz skreślonych czternaście. Dobre uczucie… do momentu, kiedy orientujesz się, że ten jeden telefon do klienta, od którego zależy połowa kwartału, dalej czeka.
Jeśli to znasz, zasada Pareto może ci się bardzo przydać. Mówi ona, że niewielka część działań odpowiada za większość efektów. Z tych dwudziestu trzech zadań tylko kilka naprawdę przesuwa cokolwiek do przodu, a reszta to tło. Problem w tym, że tło zwykle jest łatwiejsze i przyjemniejsze do odhaczania.
Z tego tekstu dowiesz się, czym jest zasada Pareto, skąd się wzięła, jak wygląda analiza Pareto w firmie i jak stosować zasadę Pareto w codziennej pracy. Uczciwie powiem też, gdzie ta reguła przestaje działać i dlaczego nie warto traktować liczb 80 i 20 dosłownie. Bez magii, za to z kilkoma prostymi krokami na najbliższy tydzień.
Zasada Pareto (nazywana też regułą 80/20 albo zasadą 80 na 20) mówi, że w wielu sytuacjach mniej więcej 80% skutków pochodzi z 20% przyczyn. W zarządzaniu brzmi to tak: około 20% klientów przynosi około 80% przychodu, 20% produktów generuje większość sprzedaży, a 20% błędów odpowiada za większość problemów. Te liczby są przybliżeniem, ale sam wzorzec powtarza się zaskakująco często.
Ważne jest to, że reguła Pareto opisuje nierówny rozkład. Intuicyjnie zakładamy, że każde zadanie, każdy klient i każda godzina pracy dają mniej więcej podobny wkład. W praktyce tak się dzieje rzadko. Kilka rzeczy ciągnie cały wózek, a duża część działań daje bardzo mały efekt. Kto to zrozumie, ma narzędzie do analizy własnej pracy na każdy dzień.
W statystyce taki rozkład nazywa się rozkładem potęgowym albo rozkładem Pareto. Polska Wikipedia przypomina przy okazji jedną ważną rzecz: nie ma żadnego powodu, dla którego proporcja miałaby wynosić akurat 80 do 20. Czasem to będzie 70 do 30, czasem 90 do 10. Liczby są skrótem myślowym, a sedno leży w samym nierównym podziale.
W wielu tekstach przeczytasz, że to zasada sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. W rzeczywistości Pareto, ekonomista i socjolog, pod koniec XIX wieku opisał jeden konkretny przypadek nierównego rozkładu bogactwa. W pracy „Cours d’économie politique” pokazał, że około 80% ziemi we Włoszech należało do mniej więcej 20% ludności. Później sprawdzał dane z innych krajów i ku swojemu zdziwieniu znajdował podobny rozkład. Z jednej obserwacji o ziemi i majątku urosła z czasem reguła, którą dziś stosuje się w biznesie, logistyce i zarządzaniu czasem.
Uniwersalną zasadę sformułował dopiero kilkadziesiąt lat później amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran, inżynier i specjalista od jakości. Juran zetknął się z pracami Pareta w latach 40. XX wieku i zauważył, że w produkcji większość wad bierze się z niewielkiej liczby przyczyn. W wydanym w 1951 roku podręczniku „Quality Control Handbook” opisał to jako zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych” i nazwał ją nazwiskiem Pareta.
Ciekawy szczegół: z czasem Juran wolał mówić o „kluczowych nielicznych i użytecznych licznych”. Chciał w ten sposób uniknąć wrażenia, że pozostałe 80% przyczyn jest bez wartości. To bardzo dobra przestroga przed zbyt prostym czytaniem tej reguły, do której jeszcze wrócę.
Przykłady jej zastosowania znajdziesz w ekonomii, informatyce, zdrowiu i codziennym życiu. Część z nich jest dobrze udokumentowana, część to raczej obiegowe obserwacje. Warto znać różnicę, żeby nie budować decyzji na micie.
Angielska Wikipedia przytacza przykład z informatyki: Microsoft zauważył, że naprawienie 20% najczęściej zgłaszanych błędów usuwa około 80% związanych z nimi awarii systemu. W ochronie zdrowia amerykańska agencja AHRQ podała w 2009 roku, że 20% pacjentów odpowiada za 80% wydatków na leczenie, głównie z powodu chorób przewlekłych. Oba przykłady pokazują ten sam wzorzec: mała grupa przyczyn odpowiada za większość skutków.
Raport ONZ z 1992 roku pokazał z kolei, że najbogatsze 20% ludzi na świecie otrzymywało 82,7% światowego dochodu. To bardzo blisko pierwotnej obserwacji Pareta sprzed ponad stu lat. Jednocześnie wskaźniki nierówności pokazują, że w poszczególnych krajach ten podział bardzo się różni.
W podręcznikach i poradnikach pojawiają się też przykłady typu: 20% ubrań nosimy przez 80% czasu, 20% materiału stanowi 80% egzaminu, 20% kierowców powoduje 80% wypadków. Polska Wikipedia zaznacza, że takie przykłady mają charakter statystyczny i mogą nie zgadzać się z pojedynczymi obserwacjami. Traktuj je jako zaproszenie do sprawdzenia, jak jest u ciebie.
Sprawdź to na sobie. Otwórz szafę i policz, ile rzeczy naprawdę nosisz. Zajrzyj do telefonu i zobacz, z ilu aplikacji korzystasz codziennie. Przejrzyj kontakty, z którymi faktycznie rozmawiasz. Bardzo możliwe, że wyjdzie ci coś podobnego do reguły Pareto.
W firmach zasada Pareto ma bardzo praktyczną formę, czyli analizę Pareto. Polega ona na zebraniu danych o przyczynach jakiegoś problemu (np. reklamacji, przestojów, kosztów) i uszeregowaniu ich od największej do najmniejszej. Dzięki temu widać, które przyczyny generują większość kłopotów i od czego zacząć.
Żeby przeprowadzić analizę Pareto, nie potrzebujesz specjalnego programu, wystarczy arkusz kalkulacyjny. Wynik zwykle pokazuje się na wykresie Pareto. To wykres słupkowy, w którym słupki są ułożone malejąco, a nad nimi biegnie linia pokazująca skumulowany udział procentowy. Wykres Pareto jest jednym z podstawowych narzędzi zarządzania jakością i metod takich jak Six Sigma.
Na zasadzie Pareto opiera się też klasyfikacja ABC, używana w logistyce i zakupach. Zamiast dwóch grup („ważne” i „mniej ważne”) dzieli się przypadki na trzy: A, B i C. Grupa A to niewielka liczba pozycji, które mają największe znaczenie, i to im poświęca się najwięcej uwagi. W ten sposób zasoby firmy trafiają tam, gdzie przynoszą największe efekty, a efektywny podział uwagi przekłada się na wynik biznesowy.
Teraz najważniejsze, czyli zastosowanie zasady Pareto do twojej codziennej pracy. Chodzi o to, żeby zidentyfikować te nieliczne zadania, które mają największy wpływ, i skoncentrować na nich najlepszy czas. Poniżej pięć kroków, które możesz zrobić jeszcze w tym tygodniu.
1. Spisz wszystko, co robisz. Przez tydzień zapisuj zadania i mniej więcej, ile czasu na nie idzie. Bez tego identyfikacja najważniejszych rzeczy to zgadywanie. Większość ludzi jest zaskoczona, ile godzin znika na maile, komunikatory i drobiazgi.
2. Zapytaj, co daje efekt. Przy każdym zadaniu zadaj pytanie: co by się stało, gdybym tego nie zrobił? Zadania, po których nic się nie zmienia, to kandydaci do skreślenia. Zadania, od których zależy przychód, klient albo osiągnięcie celów, to twoje kluczowe 20%. To one będą generować większość efektów.
3. Daj tym 20% najlepszy czas. Skupienie na tym, co ważne, nie wydarzy się samo. Zarezerwuj w kalendarzu blok na najważniejsze zadanie, najlepiej rano, zanim dzień zdąży się rozsypać. Pomaga w tym time blocking, czyli planowanie dnia w blokach czasu.
4. Resztę uprość, oddaj albo skreśl. Część zadań z pozostałych 80% możesz zrobić szybciej i mniej perfekcyjnie. Część możesz oddać komuś innemu, o czym piszę w tekście o delegowaniu zadań. Część spokojnie skreślisz, bo nikt nie zauważy ich braku.
5. Wracaj do tego co tydzień. To, co dziś jest twoim 20%, za miesiąc może się zmienić. Krótki przegląd w piątek albo w niedzielę wieczorem pozwala sprawdzić, czy czas pracy dalej idzie tam, gdzie powinien. Dobrze łączy się to z planowaniem tygodnia.
Zasada Pareto dobrze współpracuje z innymi narzędziami. Matryca Eisenhowera pomaga oddzielić to, co pilne, od tego, co ważne, a reguła 80/20 podpowiada, które z ważnych rzeczy dają największy efekt. Razem tworzą prosty filtr na każdy dzień.
Jeśli chcesz pójść krok dalej, zajrzyj do tekstu o priorytetyzacji zadań. Tam znajdziesz więcej metod, które pomagają wybrać, od czego zacząć, gdy wszystko wydaje się ważne. Wybierz jedną i testuj ją przez dwa tygodnie, zanim dorzucisz kolejną.
Reguła 80/20 działa też poza biurem. W życiu osobistym często kilka relacji daje nam większość wsparcia i radości, kilka nawyków odpowiada za większość samopoczucia, a kilka wydatków zjada większość budżetu. Zauważenie tego pozwala świadomie zdecydować, czemu dawać więcej czasu, a z czego zrezygnować.
Możesz zadać sobie kilka pytań. Z którymi ludźmi czujesz się najlepiej i jak często się z nimi widujesz? Które aktywności naprawdę cię regenerują, a które tylko zabijają czas? Na co wydajesz najwięcej i czy to przynosi ci proporcjonalnie dużo? Odpowiedzi bywają zaskakujące.
Tu też warto pamiętać o ostrożności. Życie nie jest arkuszem kalkulacyjnym. Spotkanie z dawnym znajomym, które „nic nie daje”, może być po prostu przyjemne i to wystarczy. Reguła ma pomagać wybierać. Rzeczy, które nie dają mierzalnego efektu, dalej mogą być po prostu dobre.
Największa zaleta zasady Pareto to prostota. Wystarczy jedno pytanie („co daje największy efekt?”), żeby zmienić sposób planowania dnia i zrobić więcej w krótszym czasie. Pomaga zwiększyć produktywność bez dokładania godzin, bo więcej czasu trafia do rzeczy, które działają. Przy okazji chroni przed złudzeniem, że długa lista odhaczonych drobiazgów to udany dzień.
Ma też swoje pułapki. Pierwsza to dosłowne traktowanie liczb. Proporcja może wynosić 70/30 albo 95/5 i nie ma sensu na siłę szukać dokładnie 20%. Druga to pomijanie „użytecznych licznych”, o których mówił Juran. Faktury trzeba wystawić, a maile od klientów odpisać, nawet jeśli nie są twoim najważniejszym zadaniem.
Trzecia pułapka to przekonanie, że 20% wysiłku wystarczy zawsze. W wielu dziedzinach (np. nauka języka, sport, rzemiosło) dojście z poziomu „dobry” do „bardzo dobry” wymaga mnóstwa żmudnej pracy. Zasada Pareto pomaga szybko osiągnąć niezły poziom, ale do mistrzostwa zwykle nie ma skrótu.
Zasada Pareto przypomina, że efekty rzadko rozkładają się równo. Kilka zadań, klientów i nawyków robi większość roboty, więc to im warto dawać najlepszy czas i najwięcej uwagi. Reszta też ma swoje miejsce, tylko nie powinna zjadać najlepszych godzin dnia.
Najtrudniejsze w zasadzie Pareto jest to, że te 20% zadań to zwykle rzeczy trudne, wymagające skupienia i łatwe do odłożenia. Telefon do ważnego klienta, raport, projekt, który wymaga myślenia. O wiele łatwiej odpisać na kolejnego maila i mieć poczucie, że coś się dzieje.
W MasterZone pracujemy w blokach po 90 minut, o stałych godzinach i z włączonymi kamerami. Na starcie każdy mówi, nad czym siedzi, a na końcu, co zrobił. To dobry moment, żeby wybrać jedną rzecz z twoich 20% i zrobić ją, zanim dzień zdąży zasypać cię drobiazgami.
Obecność innych ludzi, którzy też pracują, pomaga zacząć nawet wtedy, gdy zadanie jest trudne, o czym piszę w tekście o body doublingu. Kiedy najważniejsze zadanie jest zrobione przed południem, reszta listy przestaje tak bardzo ciążyć. Drobiazgi dalej trzeba zrobić, ale robisz je już ze spokojną głową.
Do społeczności dołączasz za darmo i bez podawania karty. W poniedziałek i środę o 9:00 są darmowe bloki z moderatorem, który Cię przygotuje i pomoże Ci osiągnąć jak największe skupienie. Możesz wejść od razu.
Zasada Pareto, czyli reguła 80/20, mówi, że w wielu sytuacjach około 80% efektów pochodzi z około 20% przyczyn. Na przykład niewielka część klientów przynosi większość przychodu, a niewielka część zadań daje większość wyników w pracy.
Nazwa pochodzi od włoskiego ekonomisty Vilfreda Pareto, który pod koniec XIX wieku opisał, że około 80% ziemi we Włoszech należało do około 20% ludności. Jako uniwersalną zasadę sformułował ją Joseph Juran, specjalista od zarządzania jakością, w połowie XX wieku.
Spisz swoje zadania, sprawdź, które z nich dają największy efekt, i zarezerwuj na nie najlepszy czas w ciągu dnia. Pozostałe zadania uprość, oddaj innym albo skreśl. Rób taki przegląd co tydzień, bo priorytety się zmieniają.
Nie. Liczby 80 i 20 są przybliżeniem. W praktyce proporcja może wynosić 70/30, 90/10 albo jeszcze inaczej. Ważne jest to, że efekty rozkładają się nierówno, a dokładne liczby mają mniejsze znaczenie.
To metoda używana w zarządzaniu i kontroli jakości. Zbiera się dane o przyczynach problemu, układa je od największej do najmniejszej i pokazuje na wykresie Pareto. Dzięki temu widać, które przyczyny warto usunąć w pierwszej kolejności.
Łatwo traktować ją zbyt dosłownie i szukać na siłę dokładnych 20%. Można też zaniedbać zadania z pozostałych 80%, które bywają konieczne. W wielu dziedzinach dojście do mistrzostwa wymaga dużo więcej niż 20% wysiłku.
Sprawdzony system, który pozwoli ci zaoszczędzić nawet 10h w tygodniu. Szablon w PDF + krótkie video, które pokazuje krok po kroku jak to ustawić. Za darmo.
Zero spamu. Maila użyjemy tylko, żeby wysłać Ci pliki i czasem coś wartościowego o planowaniu. Wypiszesz się jednym klikiem.
