Otwierasz raport, który miał być gotowy wczoraj. Po dwóch zdaniach przychodzi powiadomienie z Teamsa, więc odpisujesz. Wracasz do raportu, ale w międzyczasie przypomina ci się, że miałeś wysłać fakturę, więc szybko ją wysyłasz, bo „to minuta”. Po godzinie masz otwartych dziewięć kart, trzy rozgrzebane rzeczy i raport dalej na drugim akapicie.
Formalnie przez całą godzinę pracowałeś, i to bardzo intensywnie. Tylko efektu nie widać, a głowa jest zmęczona jak po całym dniu. To jest właśnie multitasking w praktyce, czyli rzecz, którą w ogłoszeniach o pracę wpisuje się jako zaletę, a którą badania od lat opisują zupełnie inaczej.
W tym tekście zobaczysz, czym jest wielozadaniowość, co dzieje się w mózgu, kiedy próbujesz robić dwie rzeczy naraz, ile naprawdę kosztuje przełączanie się między zadaniami i czy istnieją ludzie, którym to wychodzi. Na koniec dostaniesz konkretne sposoby, co robić zamiast multitaskingu.
Wolisz obejrzeć, niż czytać? Na kanale MasterZone mam film „Co multitasking robi z Twoim mózgiem?”. Wrzucam go poniżej, a pod nim czeka pełna wersja tekstowa.
Najprościej: multitasking to wykonywanie kilku zadań jednocześnie. Polskie słowo to wielozadaniowość, a samo pojęcie przyszło do nas z informatyki, gdzie oznaczało system, który obsługuje wiele procesów w tym samym czasie. Komputer naprawdę to potrafi, człowiek dużo słabiej, choć umiejętność wykonywania kilku rzeczy naraz chętnie sobie przypisujemy.
W praktyce pod tym hasłem kryją się dwie różne rzeczy. Pierwsza to dosłowne wykonywanie kilku czynności jednocześnie, np. słuchanie spotkania i pisanie maila w tym samym momencie. Druga to szybkie przełączanie się pomiędzy zadaniami: minuta na raport, minuta na komunikator, minuta na Excela i tak w kółko. Z perspektywy mózgu ta druga wersja jest dużo częstsza, a większość tego, co nazywamy multitaskingiem, to w rzeczywistości ciągłe przełączanie.
Multitasking jest często traktowany jako dowód zaangażowania. Ktoś, kto ogarnia wiele rzeczy na raz, wygląda na zapracowanego i niezastąpionego. Pytanie tylko, czy wykonywanie wielu zadań naprawdę przekłada się na więcej zrobionej roboty i jak wielozadaniowość wpływa na to, co faktycznie dowozisz.
Zacznijmy od biologii. Jedno z ciekawszych badań przeprowadzonych na ten temat pochodzi z Francji. W 2010 roku Sylvain Charron i Etienne Koechlin z francuskiego Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM) sprawdzili w skanerze, jak mózg radzi sobie z dwoma zadaniami jednocześnie. Okazało się, że przy jednym zadaniu obie strony płatów czołowych pracują razem, a przy dwóch zadaniach się dzielą: lewa strona „pilnuje” jednego celu, prawa drugiego.
Autorzy doszli do wniosku, który brzmi prawie jak instrukcja obsługi. Ludzki mózg jest w stanie prowadzić równocześnie dwa cele, ale na tym jego możliwości się kończą. Trzecie zadanie nie ma już „swojej” połowy, więc któreś trzeba porzucić albo zacząć między nimi skakać. Kto próbuje robić wiele rzeczy na raz, prędzej czy później trafia na tę ścianę.
Do tego dochodzi prosta rzecz: przetwarzanie informacji, które wymaga myślenia, idzie u nas jednym kanałem. Możesz iść i rozmawiać, bo chodzenie jest automatyczne. Ale nie napiszesz dobrego maila, słuchając jednocześnie, co mówi szef na spotkaniu, bo oba zadania sięgają po te same zasoby poznawcze.
Dlatego multitasking wydaje się możliwy przy prostych, wyuczonych czynnościach, a rozsypuje się przy wszystkim, co wymagające. Im trudniejsze zadanie, tym mniej miejsca zostaje na cokolwiek innego. Tak jest zbudowany system, z którym wszyscy musimy żyć, i żadne szkolenie z „efektywności” tego nie zmieni.
Każde przełączenie się między zadaniami coś kosztuje. Joshua Rubinstein, David Meyer i Jeffrey Evans w serii czterech eksperymentów kazali ludziom albo wykonywać ciągle to samo zadanie, albo przeskakiwać między dwoma (klasyfikowanie figur, działania matematyczne). Przy przeskakiwaniu z jednego zadania na drugie za każdym razem tracili czas, a ta strata rosła razem ze złożonością zasad.
Autorzy opisali to jako dwa etapy w głowie. Najpierw mózg musi „przestawić cel” (teraz robię to, a nie tamto), potem „załadować zasady” nowego zadania. Przy prostych rzeczach trwa to ułamki sekund, ale w pracy zawodowej robisz to dziesiątki razy na godzinę, z zadaniami, które mają skomplikowane zasady. Te ułamki sumują się w spory kawałek dnia i realnie wpływają na efektywność pracy, zwłaszcza przy skomplikowanych decyzjach, gdzie każda pomyłka coś kosztuje.
W internecie krąży liczba, że wielozadaniowość może zabierać do 40% produktywnego czasu. W streszczeniu badania Rubinsteina takiej liczby nie znajdziesz, więc traktuj ją ostrożnie, jako szacunek z popularnych omówień. Sam mechanizm kosztów przełączania jest jednak dobrze potwierdzony i każdy, kto wracał do raportu po trzecim mailu, zna go z autopsji.
Sophie Leroy z University of Washington nazwała jeszcze jedno zjawisko: resztki uwagi (attention residue). Kiedy przerywasz zadanie, zanim je skończysz, część twojej uwagi dalej przy nim zostaje. Przechodzisz do następnej rzeczy, ale głowa wciąż mieli poprzednią, więc zamiast skupienia się na konkretnym zadaniu masz w głowie dwa naraz.
Stąd bierze się wrażenie, że niby pracujesz, a jakoś nic nie idzie. Masz w głowie pięć niedomkniętych spraw i każda zabiera kawałek koncentracji. Dlatego ciągłe przełączanie męczy bardziej niż godzina skupionej pracy nad jedną rzeczą, nawet jeśli obiektywnie zrobiłeś mniej. Spadku efektywności przy wykonywaniu zadań w tym samym czasie często nawet nie zauważasz, bo czujesz się bardzo zajęty.
Każde „to tylko minuta” kosztuje więcej niż minutę. Płacisz jeszcze za powrót do tego, co przerwałeś.
Najczęstsza forma wielozadaniowości w pracy to wcale nie świadome robienie dwóch rzeczy naraz, a mimo to potrafi rozbić całe tempo wykonywania pracy. To przerwania: mail, komunikator, telefon, kolega, który „tylko o coś zapyta”. Każde takie przerwanie wymusza przełączanie się pomiędzy zadaniami, nawet jeśli wcale tego nie chcesz.
Gloria Mark z zespołem naukowców z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine sprawdziła, co przerwania robią z pracą. Wynik był zaskakujący: ludzie, którym przerywano, kończyli zadania szybciej i bez spadku jakości. Tylko że płacili za to wyższym stresem, większą frustracją, poczuciem presji czasu i wysiłku. Czyli kompensowali przerwania, przyspieszając, i robili to kosztem siebie.
To dobrze opisuje typowy dzień w biurze. Jakość pracy na pierwszy rzut oka się zgadza, deadline dowieziony, ale wieczorem jesteś wyprany. Na krótką metę da się tak funkcjonować, a w dłuższej perspektywie negatywnie wpływa to na samopoczucie i zdolność do pracy. Przy trudniejszych zadaniach, gdzie liczba błędów naprawdę ma znaczenie, ciągłe przełączanie może prowadzić do większej liczby błędów, bo nie ma już skąd brać tej dodatkowej energii.
Osobny temat to telefon, który sam w sobie jest maszynką do przełączania. Jeśli chcesz wiedzieć, co dokładnie robi z uwagą, przeczytaj o wpływie telefonu na mózg. A jeśli przerwania w twojej pracy biorą się głównie z otoczenia, przyda ci się tekst o rozpraszaczach w pracy.
Pewnie myślisz teraz, że może ty akurat jesteś wyjątkiem. Tacy ludzie istnieją, ale jest ich bardzo mało. Jason Watson i David Strayer z Uniwersytetu w Utah przebadali 200 osób w symulatorze jazdy: najpierw sama jazda, potem jazda połączona z wymagającym zadaniem słuchowym na pamięć roboczą.
Ogromna większość badanych wypadała wyraźnie gorzej, kiedy musiała wykonywać wiele zadań jednocześnie, a dokładnie dwa. Tylko 2,5% nie miało żadnego spadku, i to właśnie ich autorzy nazwali „superzadaniowcami”. Co ciekawe, ci sami ludzie byli w czołówce także w pojedynczych zadaniach, czyli po prostu mieli ponadprzeciętne zasoby uwagi.
Statystycznie szansa, że jesteś w tej grupie, jest więc mniej więcej jak jeden do czterdziestu. A najzabawniejsze jest to, że ludzie, którzy najczęściej uważają się za dobrych w multitaskingu, wcale nie muszą być w tym lepsi. Własna ocena przy takich sprawach zwykle zawodzi, bo nie widzisz, ile tracisz.
Często czytasz, że ciągły multitasking „niszczy koncentrację” na zawsze. Źródłem jest zwykle badanie Eyala Ophira, Clifforda Nassa i Anthony’ego Wagnera ze Stanfordu z 2009 roku. Osoby, które dużo korzystały z kilku mediów naraz, gorzej filtrowały rozpraszacze i, paradoksalnie, gorzej wypadały w zadaniu na przełączanie się między zadaniami.
Tylko że późniejsze badania nie zawsze to potwierdzały. Wisnu Wiradhany i Mark Nieuwenstein z Uniwersytetu w Groningen zrobili dwie replikacje i metaanalizę 39 wyników. Związek między nawykowym multitaskingiem a rozproszeniem wyszedł słaby i po korekcie na małe badania przestał być istotny statystycznie.
Co z tego wynika? Nie ma mocnych dowodów, że wielozadaniowość trwale uszkadza mózg. Za to bardzo dobrze potwierdzony jest koszt tu i teraz: każde przełączenie zabiera czas i energię, a przerwania podnoszą stres. Dla twojego dnia pracy to wystarczający argument, żeby coś zmienić.
Paradoks polega na tym, że „wielozadaniowość” wciąż wisi w wielu ogłoszeniach o pracę, a ludzie wpisują ją do CV jako mocną stronę. Pracodawca, który tego szuka, rzadko chce kogoś, kto pisze raport, odbierając jednocześnie telefon od klienta. Zwykle chodzi mu o coś innego.
Pod hasłem „multitasking” najczęściej kryje się umiejętność ogarniania wielu projektów w tym samym okresie, ustalania, co jest priorytetem, i niegubienia się, kiedy coś nagle wpada. To bardzo przydatna umiejętność, tyle że w praktyce polega na świadomym zarządzaniu zadaniami po kolei. Jeśli wpisujesz to w CV, lepiej opisz konkretnie: „prowadziłem równolegle trzy projekty i dowoziłem je w terminie”.
Dla samego pracodawcy wniosek jest prosty. Jeśli zespół ma pracować efektywnie, ciągła dostępność na komunikatorze i oczekiwanie natychmiastowej odpowiedzi szkodzą bardziej, niż pomagają. Czas na pracę bez przerw jest warunkiem, żeby wymagające zadania w ogóle były zrobione dobrze.
Dobra wiadomość jest taka, że praca na jednym zadaniu na raz to umiejętność, której da się nauczyć. Nie musisz zmieniać pracy ani wyrzucać telefonu przez okno. Wystarczy kilka zmian w tym, jak układasz dzień.
1. Ustal priorytet, zanim usiądziesz. Większość przełączania bierze się stąd, że nie wiesz, co jest najważniejsze, więc rzucasz się na to, co akurat krzyczy najgłośniej. Zapisz rano jedną rzecz, która musi być dziś zrobiona, i zacznij od niej. Jeśli masz z tym kłopot, przeczytaj o priorytetyzacji zadań.
2. Pracuj w blokach czasu. Zarezerwuj w kalendarzu np. 90 minut na wykonywanie jednego zadania i nie rób w tym czasie nic innego. Skupienie się na jednym zadaniu przez dłuższy czas daje lepsze efekty niż ten sam czas poszatkowany na kawałki. Tę metodę opisuję szerzej w tekście o time blockingu.
3. Zbieraj drobne sprawy w paczki. Maile, telefony, faktury, krótkie odpowiedzi zrób w dwóch albo trzech wyznaczonych okienkach w ciągu dnia. Wtedy przełączasz się trzy razy, a nie trzydzieści. Odpisanie na maila o 11:00 zamiast w chwili, gdy przyszedł, prawie nigdy niczego nie psuje, a efektywności w pracy dokłada sporo.
4. Wyłącz powiadomienia na czas pracy. Każde powiadomienie to zaproszenie do przełączenia, a przecież nie musisz przyjmować każdego zaproszenia. Tryb skupienia w telefonie i wyciszony komunikator na godzinę to najprostszy sposób, żeby ograniczyć rozproszenia uwagi.
5. Zamykaj zadania albo zapisuj, gdzie skończyłeś. Resztki uwagi biorą się z niedomkniętych spraw. Jeśli musisz przerwać, zapisz w jednym zdaniu, co jest następnym krokiem. Wtedy głowa łatwiej puszcza poprzednie zadanie, a powrót trwa krócej.
6. Spróbuj techniki pomodoro. Technika pomodoro, czyli 25 minut pracy nad jedną rzeczą i krótka przerwa, to dobry trening dla kogoś, kto dziś nie wytrzymuje pięciu minut bez sprawdzenia skrzynki. Więcej o samej metodzie przeczytasz w tekście o pomodoro. A jeśli działa narzędzie, to oprogramowanie do zarządzania projektami (np. ClickUp) pomaga trzymać wszystkie zadania w jednym miejscu, żeby nie pamiętać ich w głowie.
Praca na jednym zadaniu przynosi znacznie lepsze rezultaty przy rzeczach, które wymagają myślenia, a to zwykle te same rzeczy, za które ktoś ci płaci. Więcej o tym, jak wygląda taka praca w praktyce, piszę w tekście o pracy głębokiej.
Żeby nie było, że każda wielozadaniowość to zło, bo w pewnych sytuacjach wielozadaniowość może przynosić korzyści. Łączenie zadań działa, kiedy jedno z nich jest automatyczne i nie wymaga myślenia. Słuchanie podcastu przy zmywaniu, rozmowa podczas spaceru, muzyka w tle przy porządkowaniu plików nie robią nikomu krzywdy.
Problem zaczyna się wtedy, gdy oba zadania są wymagające albo gdy jedno z nich jest ważne. Pisanie oferty i odpisywanie na Slacku, nauka do egzaminu przy serialu, jazda samochodem i rozmowa przez telefon. W takich sytuacjach płacisz albo jakością, albo czasem, albo bezpieczeństwem, a zwykle wszystkim po trochu.
Dobra zasada na co dzień: jeśli zadanie jest ważne albo trudne, dostaje całą twoją uwagę i jesteś przy jednej czynności do końca bloku. Wszystko inne może poczekać 30 czy 90 minut i świat się od tego nie zawali. Więcej pracy nie zawsze oznacza więcej efektów, a wymaganie, żeby robić wiele rzeczy naraz, rzadko daje to, czego się po nim spodziewamy.
Multitasking wygląda na produktywność, a w praktyce zwykle jest szybkim przełączaniem, które kosztuje czas, energię i nerwy. Jedno zadanie na raz to prostsza droga do zrobienia większej ilości dobrej roboty.
Wiedzieć, że przełączanie nie działa, to jedno. Usiąść i przez 90 minut robić jedną rzecz, kiedy skrzynka kusi, a telefon brzęczy, to zupełnie co innego. Siła woli w takich momentach szybko się kończy, zwłaszcza po południu.
W MasterZone rozwiązujemy to prosto: pracujemy w blokach po 90 minut, o stałych godzinach, z włączonymi kamerami. Na starcie każdy mówi jednym zdaniem, nad czym siedzi, a na końcu, co zrobił. Kiedy wiesz, że za półtorej godziny powiesz innym, co dowiozłeś, dużo trudniej uciec w maile.
Obecność innych ludzi, którzy też pracują, pomaga zacząć i utrzymać skupienie na jednej rzeczy, o czym piszę szerzej w tekście o body doublingu. To w zasadzie gotowa recepta na pracę bez multitaskingu: jedno zadanie, jeden blok, zero decydowania, kiedy zacząć.
Do społeczności dołączasz za darmo i bez podawania karty. W poniedziałek i środę o 9:00 są darmowe bloki z moderatorem, który Cię przygotuje i pomoże Ci osiągnąć jak największe skupienie. Możesz wejść od razu.
Multitasking, po polsku wielozadaniowość, to wykonywanie kilku zadań jednocześnie albo szybkie przełączanie się między nimi. Przy wymagających zadaniach mózg nie robi ich naprawdę równolegle, tylko skacze z jednego na drugie, co kosztuje czas i energię.
Przy prostych, automatycznych czynnościach może być. Przy zadaniach wymagających myślenia badania pokazują koszty: strata czasu przy każdym przełączeniu, resztki uwagi przy poprzednim zadaniu i więcej stresu przy przerwaniach.
Badanie francuskiego INSERM z 2010 roku sugeruje, że płaty czołowe potrafią równocześnie prowadzić dwa cele, dzieląc się na lewą i prawą stronę. Przy trzecim celu ten podział już nie wystarcza i trzeba któryś odpuścić.
Lepiej opisać konkretną umiejętność niż samo słowo. Pracodawcy zwykle chodzi o prowadzenie kilku projektów w tym samym okresie i trzymanie priorytetów, więc napisz np., ile projektów prowadziłeś równolegle i jak je dowiozłeś.
Tak, ale to rzadkość. W badaniu Watsona i Strayera tylko 2,5% z 200 osób nie traciło nic przy łączeniu jazdy w symulatorze z wymagającym zadaniem pamięciowym. Reszta wypadała wyraźnie gorzej.
Ustal priorytet na dziś, pracuj w blokach czasu nad jednym zadaniem, zbieraj drobne sprawy w paczki i wyłączaj powiadomienia na czas skupionej pracy. Pomaga też technika pomodoro albo wspólne bloki pracy z innymi ludźmi.
Sprawdzony system, który pozwoli ci zaoszczędzić nawet 10h w tygodniu. Szablon w PDF + krótkie video, które pokazuje krok po kroku jak to ustawić. Za darmo.
Zero spamu. Maila użyjemy tylko, żeby wysłać Ci pliki i czasem coś wartościowego o planowaniu. Wypiszesz się jednym klikiem.
